5 Kelebihan Pdf di bandingkan File MS Word (docx)

Ekstensi docx sering menjadi pilihan untuk hasil akhir dari dokumentasi digital, namun orang terkadang melirik kelebihan pdf sebagai pembeda. Keduanya kerap terlihat pada dokumen bisnis, tugas sekolah, pekerjaan kantor, atau hanya sekedar informasi yang dibagikan oleh teman.

Memiliki kelebihan dan kekurangannya tersendiri, kedua ekstensi cukup direkomendasikan untuk kepentingan dan gambaran aktivitas dokumentasi kerja. Perekapan, kostumasi, layout digital yang menarik dan mendukung perubahan terbaru adalah fungsi yang di tawarkan.

Lebih dekat dari itu, file dengan ekstensi pdf (Portable Document format) memiliki keunggulan tersendiri untuk mendukung mobilitas yang lebih cepat. Berikut adalah alasan mengapa file pdf cocok digunakan untuk dokumentasi digital:

1. Mendukung Lintas Platform

Pdf menjadi file yang fleksibel untuk dapat diakses di berbagai perangkat dan sistem operasi, mulai dari PC maupun Mobile. Pengguna dapat membuka dokumen melalui aplikasi browser pada perangkat, sehingga tidak mengharuskan menjalankan program khusus hanya untuk melihatnya.

Dukungan lintas platform akan mempermudah akses berbagi dukumen, sehingga sangat cocok untuk dijadikan sebagai format surat lamaran kerja.  Hal tersebut dapat menghindari ketidak sesuaian format saat dibuka di aplikasi yang berbeda versi, misalnya dokumen berantakan, berbeda dari aslinya.

Pengguna hanya tinggal mengklik file yang selanjutnya sistem akan mengarahkan pada browser default jika tidak memiliki aplikasi pdf viwer.

2. Akses Cepat dan Ringan

Menunggu beberapa detik untuk melihat isi dari dokumen memanglah sangat menjengkelkan, apalagi saat dibutuhkan ketika genting. Terutama jika memiliki sistem dan spek perangkat yang tidak terlalu tinggi, waktu tunggu akan menjadi lebih lama.

Pdf memberikan akses portable, sehingga dapat dibuka tanpa proses penginstalan secara khusus. Kelebihan pdf yang mendukung aplikasi browser mempermudah dokumen untuk diketahui dengan cepat dari akses lokal.

Tidak membebani perangkat dengan aplikasi yang khusus dan memakan alokasi penyimpanan, berbeda dengan Microsoft office  yang harus terpasang pada perangkat untuk membuka agar powerfull. Terlebih lagi, jika komsumsi akses hanya sebagai pembaca tidak ada aktivitas perubahan isi didalamnya.

Baca juga: 7+ Aplikasi pdf terbaik untuk PC & Smartphone [Buka dan Buat]

3. Keamanan Data lebih terjamin

Model format akhir seperti gambar, pdf memberikan tipe dokumen bacaan yang sulit dirubah. Untuk dapat menambahkan redaksi, komentar, dan editing lainnya harus menggunakan aplikasi khusus. Aplikasi yang mendukung OCR (Optical Character Recognation), dimana sistem tersebut dapat merubah gambar menjadi teks.

Keunggulan tersebut untuk menghindari human eror yang  disengaja maupun tidak terhadap kolaborasi dokumen. Kata sandi dapat ditambahkan pada file untuk menjaga kemanan yang lebih kuat, sehingga pihak yang tidak diizinkan tidak dapat mengakses.

4.  Mendukung penggabungan File

Bantuan aplikasi tambahan seperti adobe acrobat reader DC dan Nitro pdf, memungkinkan penggabungan file dengan cukup mudah. Penggabungan akan sangat membantu mengkelompokan dokumen yang memiliki tipe redaksi yang sama atau turunannya.

Membuat manajemen file lebih tertata, terlebeli dan tersortir dengan baik, dan mempercapat pencarian dokumen yang diinginkan. Sangat cocok untuk perkantoran maupun bisnis yang memiliki alur kerja yang cukup banyak menyimpan dokumntasinya.

5. Memberikan informasi Asli dan sesuai

File pdf tidak terikat dengan versi aplikasi dimana dokumen itu dibuat, sehingga tidak akan merubah tampilan dan isi dari file tersebut. Berbeda dengan Micosoft Office word yang cenderung akan berubah ketika file dibuka di versi yang berbeda.

Perubahan font, munculnya bahasa aneh, Hilangnya redaksi dalam tabel, jumlah halaman berbeda dan gambar yang hilang dapat dihindari dengan ekstensi pdf. Oleh karenanya  banyak yang merekomendasikan ekstensi pdf sebagai pilihan dokumentasi digital yang baik.

Baca juga: Cara merubah poweroint ke pdf offline atau online

Kemudahan yang diberikan, dapat membagi prioritas yang sebelumnya full komputer dengan memberikan akses  smartphone untuk melaksanakan tugas pembacaan dan pembuatan. Banyak yang telah menyadari kelebihan pdf, sehingga tak heran beberapa instansi mewajibkan dokumentasi akhir dengan PDF.

Tinggalkan komentar